Easy-Hostel | easy-excel

Especificaciones:

Si bien Easy-Hostel es un de los primeros Software de gestion que realice y su entorno grafico como su automatizacion era muy reducida, no queria dejarlo afuera, no se lo merece.

Easy-Hostel es un sistema de gestión integral de Hostels, el mismo es hecho a medida y en función de las necesidades y requerimientos del cliente.

Su concepción parte de la necesidad de organizar la operatoria interna de este tipo de establecimientos en lo referente a reservas, control de stock, disponibilidad, ingresos, egresos, consumos, limpieza de habitaciones, control de depósitos, pagos en efectivo, etc.

Me gusta decir que el mismo no es más que un paso intermedio entre los softwares enlatados que hay en el mercado, los cuales muchas veces superan en gran medida las necesidades de los establecimientos de estas características y la gestión manual.

Lo que les estoy entregando no es solo un software de gestión, sino también un asesoramiento en la gestión general del establecimiento para implementar la mejor metodología posible para que el mismo funcione en óptimas condiciones.

Trate de transportar la operatoria común de un hostel que es llevada en papel y lápiz a este soporte informático que permitirá minimizar los errores que comúnmente se generan por acciones u omisiones de los encargados de los mismos.

En general la idea del mismo es permitir a sus propietarios recobrar la tranquilidad perdida, permitiéndoles disfrutar de lleno su establecimiento, que si bien esta inmóvil en tiempo y espacio, los deja viajar sin tener que tomar un avión, un colectivo o un tren, sin tener que salir de su ciudad o país, conociendo otras culturas, otras personas, otras formas de pensar y de percibir el entorno que nos rodea.

“Que el disfrute vuelva a ser parte del trabajo”.

Información General

El software consiste en 12 Archivos de Excel, uno por cada mes del año, los cuales cada uno de ellos tienen 7 hojas o solapas que tienen distintas particularidades y funciones.

El manejo de las mismas, no es mas que la misma metodología de ingreso de datos a las celdas que para cualquier planilla de Excel que uno utilice, no hay que usar formulas, ni sumar ni restar nada, solo ingresar los datos en la planillas en la celdas correspondientes que permitirán un buen uso del sistema.

Componentes del Archivo:

1-Planilla ppal.:

Accesos directos y rápidos a todas las hojas de archivo, y el calendario del mes.

2-Planilla diaria:

Esta formada por 31 módulos que conforman los 31 días del mes, identificadas cada una el Nº día, semana, mes y día de la semana a la que pertenece, esta preparada para tener 4 turnos de trabajo por día,

Esta planilla se detallan los siguientes módulos para dar x cada turno:

Detalle egresos: En esta parte de la planilla diaria se dará el egreso a los gastos, los mismos serán identificados por el detalle del gasto, el numero de remito o factura que acompaña ese gasto y su importe.

Detalle Ingresos: En esta parte de la planilla diaria se dará el ingreso a el efectivo por distintos conceptos que ingresen a la caja diaria en el turno establecido, los ingresos de efectivo a la caja podrán ser de 3 diferentes formas.

Ingresos x Heladera: Acá se ingresan las ventas por heladera (x Ej. Cerveza, Vino, Gaseosas, etc.), todos sus precios responde a una lista de precios que se divide en cada una de las semanas del mes, para que tranquilamente el encargado del Hostel pueda cambiar los precios o el margen de ganancia cuando vea que sus costos se incrementaron o desea obtener una mayor ganancia con las ventas por este concepto. A su vez cada ingreso o venta de alguno de estos ítems baja del stock la cantidad vendida pudiendo saber a ciencia cierta al final de la semana cuanto se vendió de cada uno, el costo de reposición y el stock actual del mismo.

Ingresos por varios: Acá se ingresan las ventas por conceptos varios (jabón, shampoo, toallas, etc.).

Ingreso pago habitaciones: Acá se ingresara el efectivo por pago en caja de los huéspedes por el uso de las habitaciones, identificando el nombre el huésped, la cama a la cual pertenece y el importe de pago.

Retiros Diarios: Acá se ingresan los retiros de efectivo de la caja realizado por los dueños o encargados del hostel, identificándolos con recibo, nombre e importe.

Todos estos egresos e ingresos son sumados y contemplados en una hoja de la planilla que se llama "Totales", la cual es de uso restringido con clave donde se ven los totales de estos egresos e ingresos por diferentes conceptos mas los que se ingresen en la "Planilla de depósitos", de esta forma se puede hacer balance semanal y mensual del hostel.

3-Planilla de depósitos:

En esta hoja del archivo se ingresan los distintos depósitos asignados a cada uno de los huéspedes, donde figuran

Nº de Check In (Identificación numérica del huésped)
Nombre y Apellido.
Cama asignada.
Fecha de ingreso y egreso.
Días de permanencia (automático).
Importe pactado por cama x día.
Importe a depositar (automático).
Importe del depósito.
Fecha del depósito.
Numero del talón de depósito.
Modo en que lo informo el huésped (Fax o Jpg).
Importe a pagar en efectivo (automático).

Lo que dice "automático" es por que el sistema automáticamente saca la cuenta cuanto es lo que debe y deberá pagar en efectivo, así como los días de permanencia.

Esta planilla esta relacionada con la planilla de reservas con este numero de Check-In que menciono ya que de esta manera cuando se ingrese este numero en la cama asignada a este huésped traerá el valor del depósito realizado por el huésped, e informara ahora nuevamente en el planilla de reservas el importe adeudado (automático).

4-Planilla de reservas:

Esta planilla es de vital importancia para una buena gestión, es la principal planilla del programa y su función es la de reservar y ocupar las distintas camas en las diferentes habitaciones, como así tener una visión actual y futura de la disponibilidad en cada una de las habitación como en la totalidad del hostel.

Si bien a priori parece complicada no hay que asustarse por que los campos a llenar son muy pocos, y son los que se detallan a continuación:

Nº (check in).
Apellido y Nombre.
Estado (confirmado o reservado).
Poner cruces " X " o "Y" en los días reservados.
$ x Cama (El precio pactado x días x cama con el huésped)
Copiar el importe traído automáticamente de la planilla de depósito para su control.
Pago en efectivo. ( Ingresar los pagos en efectivo)